Marijan Ožanić
Poslovna pisma
Školska knjiga, Zagreb, 2009.
KNJIGA KOJU TREBA IMATI SVAKI POSLOVNI ČOVJEK NA SVOM STOLU
Poslovna pisma predstavljaju posebnu kategoriju pisama, različitu od osobnih, prijateljskih, obiteljskih ili ljubavnih pisama. Od njih se razlikuju oblikom, stilom i namjenom, te pravilima koja treba poštivati. Možemo reći da su poslovna pisma poslovni dokumenti kojima se prenosi određena poslovna poruka, predstavlja poduzeće, stvaraju i razvijaju poslovni odnosi te odnosi s javnošću . Osim navedenog, valja naglasiti da su poslovna pisma dokumenti čiji sadržaj predstavlja i obvezu u pravnom smislu. Sve to ističe važnost izgleda, stila i sadržaja poslovnog pisma koja često predstavljaju prvi korak u uspostavljanju poslovnih odnosa.
Poslovna pisma dio su kulture poduzeća, poslovnog protokola, slike koju poduzeće želi ostaviti u javnosti, dio su vizualnog identiteta i “kućnog stila poduzeća“. Nije samo važno kako se napiše pismo i kako izgleda, već u kojim se prilikama mora napisati, poslati. Pismo je slika poduzeća i znak pažnje prema poslovnom partneru.
O svemu tome moči ćete pročitati na stranicama ove knjige s mnogo primjera, uputa i ilustracija.
Knjiga je namijenjena svima koji uz pomoć pisama komuniciraju s poslovnim partnerima.
Dobro poslovno i učinkovito pismo primjer je dobre komunikacije. Stoga je prije pisanja poslovnog pisma važno upoznati osnovna pravila dobre komunikacije. Kada jednom savladate ta pravila, možete pisati poslovna pisma s punim povjerenjem u sebe. Tada znate što pismo treba postići, što trebate učiniti, kako ga oblikovati i kako će čitatelj pisma shvatiti vašu poruku.
Poslovnim pismima stvaraju se poslovni odnosi od kojih se u konačnici očekuje poslovni uspješan poslovni rezultat. Zato treba paziti da se nekim nepotrebnim grješkama i nepažnjom ne ugrozi mogući posao. Pored svega, kod oblikovanja poslovnog pisma treba uzeti i to da za pisanje, a i za čitanje takvih pisama uglavnom ostaje malo vremena.
Zbog tih zahtjeva poslovna pisma moraju biti poslovna (bez osobnih poruka), kratka (bez suvišnih detalja), informativna, s jasnom porukom koja treba biti uočljivo napisana. Osim toga pisma trebaju biti uljudna, ali da ne izgledaju plašljiva i ponizna, izravna, ali ne i neotesana, koncizna, ali ne i gruba, čvrsta, ali ne kruta i neprilagodljiva.
Nažalost, ako čitate uobičajena poslovna pisma, uočit ćete da su uglavnom nerazumljiva, zbrkana, predugačka, preopširna i s gramatičkim pogrješkama. Takva se pisma moraju pročitati nekoliko puta da se shvati što je „pisac htio reći". Primatelj pisma koje je loše i konfuzno napisano ostaje zbunjen i iznerviran, sve dok se na nekoliko sastanaka konačno ne razjasni, što se želi postići. A sve se to moglo riješiti dobrim poslovnim pismom i uštedjeti mnogo vremena.
Na temelju vanjskog izgleda pisma primatelj će steći dojam o poduzeću, ustanovi i samoj osobi koja je pismo poslala. Ako su prvi dojam, a nakon toga i mišljenje o poruci pisma negativni, veliki su izgledi da i cijeli posao loše krene. A sve je to nepotrebno, jer se može naučiti pismo napisati tako da poruka bude vrlo jasna i uočljiva, da pismo ostavlja dobar i pozitivan dojam, približava stavove, a ne izaziva odbojnost i da primatelj pisma točno zna što se od njega očekuje.
Ova knjiga želi istaknuti važnost dobro napisanog poslovnog pisma za stvaranje uspješnih poslovnih odnosa, želi čitatelju pomoći kod pisanja, objasniti neka pravila i tehnike i prikazati tuđa iskustva. Sve ovdje napisano može se lako svladati uz malo truda, vježbe i nakon mnogo napisanih pisama.
Međutim, već sama svijest o tome da je važno kako poslovno pismo izgleda i kako je napisano, pola je obavljenog posla. A druga polovica posla je upoznavanje pravila i uputa o pisanju pisama i mnogo vježbanja, dotjerivanja, prepravljanja i poboljšavanja teksta.
Posljedice tog novog pristupa, uloženog truda i vremena bit će vrlo brzo vidljive i pisma će ostavljati dojam koji ste željeli i ostvarivati rezultate koje ste očekivali.
SADRŽAJ
UVOD
UVOD U 3.IZDANJE
UVOD U 1. IZDANJE
PRVI DIO - ŠTO SU POSLOVNA PISMA
1. ŠTO SU POSLOVNA PISMA
2. EFIKASNA KOMUNIKACIJA
Načela dobre komunikacije, jezik učinkovite komunikacije, koraci do učinkovite komunikacije
3. KAKO SE PIŠE POSLOVNO PISMO - OPĆA PRAVILA
4. UPRAVLJANJE SPISIMA
Službeni dopisi u javnoj upravi, klasifikacijski sustavi, uredske knjige, upravljanje spisima prema ISO normama
5. KULTURA PODUZEĆA I POSLOVNI PROTOKOL
6. POVIJESNI RAZVOJ POŠTE U HRVATSKOJ
DRUGI DIO – VANJSKI IZGLED PISMA
7. FORMAT
8. OBRAZAC POSLOVNOG PISMA - memorandum
9. VANJSKI IZGLED TEKSTA
Izbor slova (fontova), margine, prored, odlomak, vanjski oblik teksta, obrojavanje stranica
10. STRUKTURA POSLOVNOG PISMA
Zaglavlje, klasa i urudžbeni broj, adresa, posebne upute pošti i/ili primatelju, povjerljiva pisma, tituliranje, oslovljavanje( tretman), naznaka “pozornosti” - attention, pozivna oznaka, mjesto i nadnevak, predmet, oslovljavanje, priziv, sadržaj pisma, pozdrav, formula pristojnosti ( kurtoazije), potpis, dodatni dijelovi, raspored kopija, pregled sadržaja, što trebamo zapamtiti
11. OMOTNICE – KUVERTE
TREĆI DIO - OBLIKOVANJE SADRŽAJA
12. KAKO PISATI
Svrha pisanja, uživite se u čitateljev položaj, iskrenost, AIDA- pomoćna formula, 10 pravila
13. PLANIRANJE PISMA
14. ORGANIZACIJA SADRŽAJA
Naslov, uvod, središnji dio, zaključak,
15. DUŽINA PISMA
Predugačko pismo, prekratko pismo, optimalna dužina pisma
16. OBLIKOVANJE PISMA PREMA TEHNICI BRZOG ČITANJA
17. ORGANIZACIJA I OBLIKOVANJE REČENICA
Organizacija i oblikovanje rečenica, isticanje pojedinih riječi, redoslijed odlomaka teksta
18. STIL I JEZIK
Stil i ton pisma, pozitivan pristup, dužina rečenica i odlomaka, pravopis, osobni pristup, jednostavnost, pristojnost, ljubaznost, e-mail pismo, što trebamo upamtiti
ČETVRTI DIO - PRIMJERI I ANALIZA PISAMA
19. PRIMJERI I ANALIZA PISAMA
Loše oblikovna poruka, analiza pisma, dobro oblikovana poruka,
PRIMJER 1 - Ponuda projekta
PRIMJER 2 - Ponuda reklamnih stranica
PRIMJER 3 - Pozivnica na prezentaciju - poznatom posjetitelju
PRIMJER 4 - Pozivnica nepoznatom posjetitelju
PRIMJER 5 - Uvod za uputu za rukovanje
PRIMJER 6 - Pismo kao prilog za katalog
PRIMJER 7 – Ponuda na dva načina
PRIMJER 8 - Ponuda suradnje
PRIMJER 9 – Simpatičan, ali neprimjeren tekst
PETI DIO - TIPSKA POSLOVNA PISMA
20. PRIMJERI PRIGODNIH POSLOVNIH PISAMA
Čestitke, zahvale za gostoprimstvo, zahvale za čestitke, pisma sućuti, pozivnice, razna pisma
21. PONUDA ZA POSAO – NUDIM SEBE
Što želimo postići ponudom, kako se piše ponuda, pismo nakon razgovora za posao
PRIMJER 1 - Ponuda za poslove menedžera
PRIMJER 2 - Jednostavnija ponuda za prvo zaposlenje
PRIMJER 3 - Ponuda za poslove menedžera prodaje
PRIMJER 4 – Ponuda za pomoć u administrativnim poslovima
PRIMJER 5 – Ponuda za poslove tajnice
PRIMJER 6 – Ponuda za poslove vozača
PRIMJER 7 - Pismo nakon razgovora za posao
22. CURRICULUM VITAE
23. PREPORUKE
24. PISMO «ODBIJENICA» - NEPRIHVAĆANJE PONUDE ZA POSAO
Neprihvaćanje ponude zaposlenika, neprihvaćanje ponude poslodavca
25. NATJEČAJ I UPIT ZA PONUDU
26. PONUDA ZA POSAO – NUDIM POSLOVE PODUZEĆA
27. PISMO NAMJERE
28. SASTANCI – POZIVNICE I ZAPISNICI
29. PRIOPĆENJE ZA MEDIJE
ŠESTI DIO - POSLOVNA PISMA UZ PODRŠKU RAČUNALA
30. ODABIR KONFIGURACIJE RAČUNALA
31. TEKSTOVNI PROCESORI
32. INTERNET, E-MAIL, ELEKTRONSKA POŠTA
SEDMI DIO - I NA KRAJU
33. I NA KRAJU
34. O AUTORU
35. LITERATURA
36. KAZALO