Marijan Ožanić

Poslovna pisma

Školska knjiga, Zagreb, 2009.

KNJIGA KOJU TREBA IMATI SVAKI POSLOVNI ČOVJEK NA SVOM STOLU

Poslovna pisma predstavljaju posebnu kategoriju pisama, različitu od osobnih,  prijateljskih, obiteljskih ili ljubavnih pisama. Od njih se razlikuju oblikom, stilom i namjenom, te pravilima koja treba poštivati. Možemo reći da su poslovna pisma  poslovni dokumenti kojima se prenosi određena poslovna poruka, predstavlja poduzeće, stvaraju i razvijaju poslovni odnosi te odnosi s javnošću . Osim navedenog, valja  naglasiti da su poslovna pisma dokumenti čiji sadržaj  predstavlja i obvezu u pravnom smislu. Sve to ističe važnost izgleda, stila i sadržaja poslovnog pisma koja često predstavljaju prvi korak u uspostavljanju poslovnih odnosa.

Poslovna pisma dio su kulture poduzeća, poslovnog protokola, slike koju poduzeće želi ostaviti u javnosti,  dio su  vizualnog identiteta i  “kućnog stila poduzeća“. Nije samo važno kako se napiše pismo i kako izgleda, već u kojim se prilikama mora napisati, poslati. Pismo je slika poduzeća i  znak pažnje prema poslovnom partneru.

O svemu tome moči ćete pročitati na stranicama ove knjige s mnogo primjera, uputa i ilustracija.

Knjiga je namijenjena svima koji uz pomoć pisama komuniciraju s poslovnim partnerima.

Dobro poslovno i učinkovito pismo primjer je dobre komunikacije. Stoga je prije pisanja poslovnog pisma važno upoznati osnovna pravila dobre komunikacije. Kada jednom savladate ta pravila, možete pisati poslovna pisma s punim povjerenjem u sebe. Tada znate što pismo treba postići, što trebate učiniti, kako ga oblikovati  i kako će čitatelj pisma shvatiti vašu poruku.

Poslovnim pismima stvaraju se poslovni odnosi od kojih se u konačnici očekuje poslovni uspješan poslovni rezultat. Zato treba paziti da se nekim nepotrebnim grješkama i nepažnjom ne ugrozi mogući posao. Pored svega, kod oblikovanja poslovnog pisma  treba uzeti i to da za pisanje, a i za čitanje  takvih pisama uglavnom ostaje malo vremena.

Zbog tih zahtjeva poslovna pisma moraju biti  poslovna (bez osobnih poruka), kratka  (bez suvišnih detalja), informativna, s jasnom porukom koja treba biti uočljivo napisana. Osim toga pisma trebaju biti uljudna, ali da ne izgledaju plašljiva i ponizna, izravna, ali ne i neotesana, koncizna, ali ne i  gruba, čvrsta, ali ne  kruta i neprilagodljiva.

Nažalost, ako čitate uobičajena poslovna pisma, uočit ćete da su uglavnom nerazumljiva, zbrkana, predugačka, preopširna i s  gramatičkim pogrješkama. Takva se pisma moraju pročitati nekoliko puta da se shvati što je „pisac htio reći". Primatelj pisma koje je loše i konfuzno napisano ostaje zbunjen i iznerviran, sve dok se na nekoliko sastanaka konačno ne razjasni, što se želi postići. A sve se to moglo riješiti dobrim poslovnim pismom i uštedjeti mnogo vremena.

Na temelju vanjskog izgleda pisma  primatelj će steći dojam o poduzeću, ustanovi i samoj osobi koja je pismo poslala. Ako su prvi dojam, a nakon toga i mišljenje o  poruci pisma negativni, veliki su izgledi  da i cijeli posao loše krene. A sve je to nepotrebno, jer se može naučiti pismo napisati tako da poruka bude vrlo jasna i uočljiva, da pismo ostavlja dobar i pozitivan dojam, približava stavove, a ne izaziva odbojnost i  da primatelj  pisma točno zna što  se od njega očekuje.

Ova knjiga želi istaknuti  važnost dobro napisanog poslovnog pisma za stvaranje uspješnih poslovnih odnosa, želi čitatelju pomoći kod pisanja, objasniti neka pravila i tehnike i prikazati tuđa iskustva. Sve ovdje napisano može se lako svladati uz malo truda,  vježbe i nakon mnogo napisanih pisama.

Međutim, već sama svijest o tome da je važno kako poslovno pismo izgleda i kako je napisano,  pola je obavljenog posla. A druga polovica posla je upoznavanje pravila i uputa o pisanju pisama i mnogo vježbanja, dotjerivanja, prepravljanja i poboljšavanja teksta.

Posljedice tog novog pristupa, uloženog truda i vremena bit će vrlo brzo  vidljive i pisma će ostavljati dojam koji ste željeli i ostvarivati rezultate koje ste očekivali.

 

SADRŽAJ

UVOD

UVOD U 3.IZDANJE

UVOD U 1. IZDANJE

PRVI DIO - ŠTO SU POSLOVNA PISMA

1. ŠTO SU POSLOVNA PISMA 

2. EFIKASNA KOMUNIKACIJA

Načela dobre komunikacije, jezik učinkovite komunikacije, koraci do učinkovite komunikacije

3. KAKO SE PIŠE POSLOVNO PISMO - OPĆA PRAVILA

4. UPRAVLJANJE SPISIMA

Službeni dopisi u javnoj upravi, klasifikacijski sustavi, uredske knjige, upravljanje spisima prema ISO normama

5. KULTURA PODUZEĆA I POSLOVNI PROTOKOL

6. POVIJESNI RAZVOJ POŠTE U HRVATSKOJ

 

DRUGI DIO – VANJSKI IZGLED PISMA

7. FORMAT  

8. OBRAZAC POSLOVNOG PISMA - memorandum

9. VANJSKI IZGLED TEKSTA

Izbor slova (fontova), margine, prored, odlomak, vanjski oblik teksta, obrojavanje stranica

10. STRUKTURA POSLOVNOG PISMA

Zaglavlje,  klasa i urudžbeni broj, adresa, posebne upute pošti i/ili primatelju, povjerljiva pisma,  tituliranje, oslovljavanje( tretman), naznaka “pozornosti” - attention, pozivna oznaka, mjesto i nadnevak, predmet, oslovljavanje, priziv, sadržaj pisma, pozdrav, formula pristojnosti ( kurtoazije), potpis, dodatni  dijelovi, raspored kopija, pregled sadržaja, što trebamo zapamtiti

11. OMOTNICE – KUVERTE

 

TREĆI DIO  - OBLIKOVANJE SADRŽAJA

12. KAKO PISATI

Svrha pisanja, uživite se u čitateljev položaj, iskrenost, AIDA- pomoćna formula, 10 pravila

13. PLANIRANJE PISMA

14. ORGANIZACIJA SADRŽAJA

Naslov, uvod, središnji dio, zaključak,

15. DUŽINA PISMA

Predugačko pismo, prekratko pismo, optimalna dužina pisma

16. OBLIKOVANJE PISMA PREMA TEHNICI BRZOG  ČITANJA

17.  ORGANIZACIJA  I OBLIKOVANJE REČENICA

Organizacija i oblikovanje rečenica, isticanje pojedinih riječi, redoslijed odlomaka teksta

18. STIL I JEZIK

Stil i ton pisma, pozitivan pristup, dužina rečenica i odlomaka, pravopis, osobni pristup, jednostavnost, pristojnost, ljubaznost,  e-mail pismo, što trebamo upamtiti

 

ČETVRTI DIO - PRIMJERI I ANALIZA PISAMA

19. PRIMJERI I ANALIZA PISAMA

Loše oblikovna poruka, analiza pisma, dobro oblikovana poruka,

PRIMJER 1 - Ponuda projekta 

PRIMJER 2 - Ponuda reklamnih stranica

PRIMJER 3 - Pozivnica na prezentaciju - poznatom posjetitelju

PRIMJER 4 - Pozivnica nepoznatom posjetitelju

PRIMJER 5 - Uvod za uputu za rukovanje

PRIMJER 6 - Pismo kao prilog za katalog

PRIMJER 7 – Ponuda na dva načina

PRIMJER 8 -  Ponuda  suradnje

PRIMJER 9 – Simpatičan, ali neprimjeren tekst

 

PETI DIO - TIPSKA POSLOVNA PISMA

20. PRIMJERI PRIGODNIH POSLOVNIH PISAMA

Čestitke, zahvale za gostoprimstvo, zahvale za čestitke, pisma sućuti, pozivnice, razna pisma

21. PONUDA ZA POSAO – NUDIM SEBE

Što želimo postići ponudom, kako se piše ponuda,  pismo nakon razgovora za posao

PRIMJER 1 - Ponuda  za  poslove menedžera

PRIMJER 2 - Jednostavnija ponuda za prvo zaposlenje

PRIMJER 3 - Ponuda  za  poslove menedžera prodaje

PRIMJER 4 – Ponuda za pomoć u administrativnim poslovima

PRIMJER 5 – Ponuda za poslove tajnice

PRIMJER 6 – Ponuda za poslove vozača

PRIMJER 7 - Pismo nakon razgovora za posao

22. CURRICULUM VITAE

23. PREPORUKE

24. PISMO «ODBIJENICA» - NEPRIHVAĆANJE PONUDE ZA POSAO

Neprihvaćanje ponude zaposlenika, neprihvaćanje ponude poslodavca

25. NATJEČAJ I  UPIT ZA PONUDU

26. PONUDA ZA POSAO – NUDIM POSLOVE PODUZEĆA

27. PISMO NAMJERE

28. SASTANCI – POZIVNICE I ZAPISNICI

29. PRIOPĆENJE ZA MEDIJE

 

ŠESTI DIO - POSLOVNA PISMA UZ PODRŠKU RAČUNALA

30. ODABIR KONFIGURACIJE RAČUNALA

31. TEKSTOVNI PROCESORI

32. INTERNET, E-MAIL, ELEKTRONSKA POŠTA

 

SEDMI DIO -  I NA KRAJU

33. I NA KRAJU

34. O AUTORU

35.  LITERATURA

36. KAZALO